BriefGate pro Zapier

Integrace BriefGate pro Zapier propojí sběr podkladů s aplikacemi, které už na Zapieru používáte — spustí sběr podkladů, když v CRM uzavřete obchod, pošle hotové soubory do Google Drive nebo napíše do Slacku, když klient otevře portál.

Je to soukromá beta: integrace zatím není v katalogu aplikací Zapieru. Používat ji může kdokoli už dnes přes pozvánku níže; veřejnou se stane, až projde schválením u Zapieru.

Připojit se k betě BriefGate pro Zapier →

Připojení účtu

  1. Otevřete pozvánku výše, když jste přihlášení do Zapieru, a pozvání přijměte. BriefGate se pak objeví ve výběru aplikací v editoru Zapů.
  2. V dashboardu BriefGate otevřete API klíče a vytvořte klíč.
    • Akce a vyhledávání potřebují oprávnění intakes:read a intakes:write.
    • Triggery potřebují oprávnění admin, protože trigger na vašem účtu registruje webhook. Viz oprávnění API klíčů.
    • Klíč bg_test_… nikdy nepošle e-mail ani SMS skutečnému klientovi, takže je nejbezpečnější volbou při stavbě Zapu. Na klíč bg_live_… přepněte, až Zap spustíte naostro.
  3. V Zapieru přidejte krok BriefGate, zvolte Sign in a klíč vložte.

Oprávnění se nastavují na úrovni klíče, takže jeden klíč na Zap je v pořádku, ale není to nutné — pokud chcete, aby Zap jen s akcemi běžel na něčem slabším než klíč se scope admin, vytvořte druhý, užší klíč jen s intakes:read a intakes:write.

Triggery

Všechny čtyři triggery jsou okamžité: zapnutím Zapu se na vašem účtu BriefGate zaregistruje webhook a vypnutím se zase odstraní. Každé doručení se před spuštěním Zapu ověří podle hlavičky X-BriefGate-Signature. Obsah událostí popisuje stránka webhooky.

Trigger Spustí se, když
Intake Completed Klient odevzdal všechny povinné položky.
Item Submitted Klient odevzdá nebo vyplní jednu položku.
Client Viewed Portal Klient poprvé otevře svůj portál. Obnovení stránky ho znovu nespustí.
Intake Overdue Uplyne termín a povinné položky stále chybí. Spustí se jednou za sběr podkladů.

Akce

Akce Co dělá
Create Intake Založí nový sběr podkladů a pošle klientovi e-mailem odkaz na portál. Když Send Immediately nastavíte na false, zůstane jako koncept.
Send Reminder Pošle upomínku mimo automatický rozvrh, e-mailem nebo SMS (SMS vyžaduje funkci SMS a kredit). Nejvýš jedna ruční upomínka za hodinu na jeden sběr podkladů; u dokončeného sběru skončí chybou „Nothing to chase“.

Vyhledávání

Vyhledávání Co vrací
Find Intake Jeden sběr podkladů podle ID: stav, termín, průběh, stavy položek a historii upomínek.
Get Intake Results Otypované hodnoty schválených položek (volitelně i odevzdaných), podepsané odkazy na soubory a seznam položek, které ještě chybí.

Tajné údaje se do Zapieru nikdy nevracejí. Zapier ukládá výstup každého kroku do historie Zapu a položku typu secret (heslo nebo API klíč, které klient zadal) lze odhalit jen jednou. Get Intake Results proto vždy posílá exclude_secrets=true: tajné položky vynechá, aniž by je odhalil, meta k nim uvede secret_unavailable: true, a přečtete si je v dashboardu BriefGate — kde se jednorázové odhalení spouští vědomě, ne zalogované v běhu Zapu, který nejde odlogovat zpátky. Hodnota samotná se šifruje na serveru pomocí libsodium sealed box ještě předtím, než se vůbec zapíše do databáze — nikdy v plaintextu, a nikdy ne „end-to-end" ani „zero-knowledge" — dešifrovací klíč drží samotný BriefGate.

Příklady Zapů

Uzavřený obchod → odeslaný sběr podkladů

Trigger: vaše CRM (Pipedrive, HubSpot, Copper, …) na Deal Won / změnu fáze → Akce: BriefGate Create Intake.

Namapujte Project Name, Client Email a Client Name z obchodu a Items ze sady, kterou při kickoffu chcete vždycky — každá položka má Key, Label, Type (text, longtext, file, image, file_list, url, boolean, select, multiselect, color_list, structured nebo secret) a zda je Required. Due Date nastavte z data uzavření obchodu plus váš standardní termín a Chase Schedule na default (Free plán) nebo gentle/aggressive od Solo výše. Send Immediately nastavte na false, pokud chcete sběr podkladů ještě zkontrolovat, než odejde e-mailem klientovi — vznikne jako koncept a odešlete ho později z dashboardu; akce jsou dnes jen Create Intake a Send Reminder.

Pár limitů tarifu Free, které je dobré znát před testováním: Create Intake selže, jakmile už máte aktivní sběr podkladů, a sběr s více než deseti položkami se odmítne — obojí se v historii běhu Zapu projeví jako chyba plan_required nebo validační chyba. Free navíc odešle nejvýš 10 pozvánek za den (UTC): další běh Create Intake projde, ale sběr zůstane jako neodeslaný koncept a odpověď to řekne (invitation_sent: false a note).

Dokončený sběr → soubory v Drive

Trigger: BriefGate Intake Completed (nese intake_id, project_name, timestamp — ještě žádný obsah souborů, jen signál, že je čas sběr vyzvednout) → Vyhledávání: BriefGate Get Intake Results → Akce: Google Drive Upload File.

Samostatná položka typu file nebo image se z Get Intake Results vrátí jako jeden objekt s podepsaným url (platnost 24 hodin), filename, mime, size a checksum_sha256 — namapujte jeho pole Url přímo do pole File v kroku Drive a Zapier soubor z té URL stáhne automaticky ještě před nahráním. Položka typu file_list se vrátí jako pole objektů ve stejném tvaru, takže ji jeden krok Drive napřímo nezpracuje: mezi vyhledávání a krok Drive vložte Looping by Zapier a nahrávání dejte dovnitř smyčky, jednu iteraci na soubor. Protože podepsaná URL platí jen 24 hodin, nechte tenhle Zap okamžitý místo vkládání kroku Delay před nahrávání.

Klient otevřel portál → hláška do Slacku

Trigger: BriefGate Client Viewed Portal → Akce: Slack Send Channel Message.

Spustí se jednou, když klient poprvé otevře svůj odkaz — obnovení stránky ho znovu nespustí — s intake_id, project_name a slug. Záměrně nenese odkaz na portál ani e-mail klienta, takže jednoduchá šablona zprávy je {{project_name}} — klient právě otevřel svůj portál pro sběr podkladů ({{intake_id}}). Pokud tým chce i průběh nebo termín, zařaďte před krok Slack vyhledávání Find Intake na stejné intake_id.

Prošlý termín → další připomenutí

Trigger: BriefGate Intake Overdue → Akce: BriefGate Send Reminder.

Spustí se jednou za sběr podkladů, poprvé, kdy periodická kontrola zjistí, že termín uplynul a povinné položky stále chybí — nese intake_id, project_name, due_date a outstanding_items, nezávisle na automatickém rozvrhu upomínek a s cílem informovat vás, ne klienta. Pole Intake u akce Send Reminder namapujte z intake_id triggeru a zvolte Email (výchozí) nebo SMS (vyžaduje funkci SMS a kredit). Je omezen na jednu ruční upomínku za hodinu na jeden sběr podkladů a vrátí „Nothing to chase”, pokud byl sběr mezitím dokončen ještě předtím, než Zap doběhl — stojí za krok Filter, pokud za ním řetězíte další kroky.

Upozornění platné pro všechny čtyři Zapy: odpověď Create Intake obsahuje portal_url, ale magic token, kterým se klient skutečně přihlásí, API nikdy nevrací — odchází jen v pozvánkovém e-mailu. Nestavte krok, který by se z portal_url samotného snažil poskládat funkční odkaz pro klienta; není z čeho ho poskládat.

Odkazy